Muitos de nossos clientes, ou chegam com uma quantidade divergente de convites para cotação, ou ainda tem dúvidas na quantidade necessária para chamar seus convidados.
A definição da quantidade de convites não é uma tarefa tão simples quanto parece, e demanda uma certa atenção para que o cliente não caia na falsa ilusão da economia, pois, por experiência, o cliente que sub-estima a quantidade de convites, acha que está economizando, mas, neste caso, o barato certamente pode sair caro…
A frase acima se justifica pelo fato de que no ramo gráfico, tudo existe uma quantidade mínima, e isso não é diferente na confecção dos convites, onde a base é o cento.
Então, muitas vezes o cliente, ao fazer uma quantidade inferior de convites, devido ao ato de sub-estimar a quantidade, e na ocasião em que se der conta do erro e pedir por convites adicionais, este pagará um valor muito superior para cada unidade.
Por exemplo, o cliente fez 100 convites a um valor de R$ 800,00 (R$ 8,00 a unidade), e agora precisa de apenas 10 convites, neste caso o cliente poderá pagar de R$ 400,00 a R$ 600,00 por uma dezena de convites, ou seja, de R$ 40,00 a R$ 60,00 a unidade.
A quantidade de convites, depende muito do tipo de evento.
Não existe uma regra específica, porém, somente para ter base na hora da cotação, costumamos a estimar os convites conforme o evento:
• Casamento / Noivado / Bodas: aproximadamente de 55% à 60% da quantidade de convidados, ou seja, para uma festa de 200 convidados, cerca de 110 a 120 convites.
• Debutante: aproximadamente 80% da quantidade de convidados, ou seja, para uma festa de 200 convidados, cerca 160 convites.
• Aniversários / Corporativos: aproximadamente 60% da quantidade de convidados, ou seja, para uma festa de 200 convidados, cerca de 120 convites.
Lembramos que esta é apenas uma previsão para base de cálculos do evento, e que é imprescindível fazer o fechamento da lista de forma pormenorizada, e sempre considerar uma margem de segurança para imprevistos ou esquecimentos entre 5% a 10% da quantidade total.